Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan termasuk

komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi tenaga pelaksananya dan laporan

yang terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan

menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.

Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang:

1. Jumlah penapatan dan biaya yang dihasilkan dalam suatu periode tertentu.

2. Posisi keuangan perusahaan yang meliputi aktiva, kewajiban dan ekuitas pada suatu

saat tertentu.

3. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi mengenai

pendapatan, biaya, aktiva, ekuitas seperti misalnya; penjualan, piutang, pembelian,

utang dll.

4. Informasi lain yang harus disajikan pada stakeholder, misalnya kantor pajak, kreditur,

investor dll.

Sistem Pembelian Bahan Baku CV. Maju Budhi Mundur

Catatan-catatan akuntansi yang digunakan pada Sistem Akuntansi

Pembelian:

a. Bukti Kas Keluar (Voucher Register)

Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.

b. Jurnal Pembelian

Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.

c. Kartu Utang

Catatan akuntansi ini merupakan catatan pembantu yang berisi

rincian mutasi dan saldo utang perusahaan kepada tiap-tiap

krediturnya.

d. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian

mutasi jenis persediaan.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem

akuntansi pembelian meliputi :

a. Prosedur Permintaan Pembelian.

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi

pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilikan pemasok.

Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga

kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga

barang dan berbagai syarat pembelian. Perusahaan seringkali

menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga

sistem akuntansi pembelian dapat dibagi sebagai berikut :

1). Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.

2). Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.

3). Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

c. Prosedur order pembelian.

Fungsi pembelian mengirim surat oeder pembelian kepada pemasok

yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain

dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah

dikeluarkan oleh perusahaan.

d. Prosedur penerimaan barang.

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,

kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan membuat

laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang

dari pemasok.

e. Prosedur pencatatan utang.

Fungsi akuntansi memerikasa dokumen-dokumen yang berhubungan

dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan

barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan

utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

f. Prosedur distribusi pembelian.

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern terdiri dari :

a. Organisasi

1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi gudang.

4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,

fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,

untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi

pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.

2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

pejabat yang lebih tinggi.

3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan

barang.

4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat

yang lebih tinggi.

5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar

yang didukung dengan surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.

6) Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar

diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

c. Praktik yang Sehat

1) Surat pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

2) Surat order pembelian bernomor urut tercetakdan pekaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan

pemakaiaanya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

4) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing

dari berbagai pemasok.

5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan

jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian

dari fungsi pembelian.

6) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang

diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan

menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan

tembusan surat order pembelian.

7) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan

ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur

tersebut diproses untuk dibayar.

8) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara

periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam

buku besar.

9) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk

memperoleh potongan tunai.

10) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas”

oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikrimkan kepada

pemasok.

Gambar bagan alir sistem pembelian (lanjutan)

Catatan :

SPP : Surat Penerimaan Pembelian

SOP : Surat Order Pembelian

SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga

SPH : Surat Penawaran Harga

PH : Penawaran Harga